Conam vindt het belangrijk dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens op de juiste wijze worden gebruikt. Hiertoe is de secretaris van Conam aangesteld als ‘functionaris gegevensbescherming’. De secretaris is te bereiken via het e-mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Toelichting
Op 25 mei 2018 werd de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze wet regelt wat er allemaal wel en niet mag met betrekking tot persoonsgegevens ter bescherming van de privacy van de burgers. Ook een club van auto-historici als Conam moet voldoen aan de daarin opgenomen nieuwe regels voor privacybescherming. Naast het gebruik van persoonsgegevens is ook het gebruik van (digitaal) beeldmateriaal van personen aan strikte regels gebonden.

Welke persoonsgegevens verwerkt Conam?
Conam gebruikt je persoonsgegevens omdat je je hebt opgegeven als lid van de vereniging. Hieronder staan de persoonsgegevens die we gebruiken:

Ledenlijst
- voor- en achternaam
- adres
- (mobiel) telefoonnummer
- e-mailadres
- (eventueel) je belangstelling v.w.b. auto-historie

Website
- De gegevens van de ledenlijst staan op een met een wachtwoord afgeschermd gedeelte van de website
- Bijgehouden worden specifieke gebruikersgegevens, zoals: naam, inlognaam, e-mailadres, registratiedatum en datum laatste bezoek. Indien men geen lid meer is worden deze gegevens verwijderd uit het systeem
- Namen van leden en niet-leden in artikelen op de website worden uitsluitend geplaatst na verkregen toestemming
- Foto’s van leden en niet-leden in artikelen op de website worden uitsluitend geplaatst na verkregen toestemming.

Conam Bulletin
De drukker van het magazine krijgt voor elke uitgave een actuele naam/adressen lijst waarheen hij het clubblad moet sturen. In de afspraak tussen Conam en drukker staat dat hij alleen dit bestand mag gebruiken voor de verzending van deze ene editie van het clubblad en dat daarna de verzendgegevens van zijn computer verwijderd en vernietigd zullen worden.

Conam en Facebook
Facebook biedt bedrijven, instellingen en verenigingen de mogelijkheid om op hun website een zogenaamde ‘tracking pixel’ te plaatsen, waarmee gericht advertenties kunnen worden gestuurd. Conam plaatst deze pixel NIET! Eventuele advertenties op uw Facebookpagina komen dus niet van Conam. Krijgt u toch ongewenste advertenties op uw Facebookpagina dan kunt u dit aanpassen via de instellingen van Facebook.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Conam heeft niet de intentie om gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar of mensen die op een of andere manier kwetsbaar zijn. Ben je ervan overtuigd dat we zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld, neem dan contact op met de webmaster op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Dan wordt deze informatie verwijderd.

Doel en grondslag van de verwerking
Conam verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het afhandelen van de ledenadministratie en betalingen
- Het verzenden van een digitale nieuwsbrief
- Het verzenden van een magazine per post
- Verzenden van uitnodigingen (per post of per e-mail) voor bijeenkomsten
- Het verlenen van toegang tot het afgeschermde gedeelte van de website
- Het opnemen van telefonisch contact met de leden.

Geautomatiseerde besluitvorming
Conam neemt op basis van geautomatiseerde verwerking geen enkel besluit over zaken die voor personen (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben. Het gaat hier om besluiten van computerprogramma’s of -systemen zonder dat daar een mens tussen zit.

Bewaartermijn
Conam bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de bovengenoemde doelen te realiseren. De bewaartermijn is in de regel gelijk aan de duur van het lidmaatschap.

Delen van persoonsgegevens met derden
Conam verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden na verleende toestemming van de betrokken personen of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Beveiliging persoonsgegevens
Conam beschikt niet over een geautomatiseerde leden administratie: de gegevens van alle leden staan in een spreadsheet ten behoeve van de secretaris, webmaster en penningmeester.
Conam neemt de bescherming van je gegevens serieus. Heb je de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of heb je aanwijzingen van misbruik? Laat dat dan zo snel mogelijk weten via de secretaris of de webmaster.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt altijd het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, en daarnaast om je toestemming voor gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.

Daarnaast heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij de secretaris of de webmaster een verzoek kunt indienen om je persoonsgegevens in een computerbestand naar jezelf of een andere door jou genoemde organisatie te sturen.

Je kunt bij de secretaris of de webmaster een verzoek indienen tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht van je persoonsgegevens. Ook kun je via deze weg je toestemming intrekken of bezwaar maken tegen de wijze van verwerking.
Om er zeker van te zijn dat jij dit verzoek tot inzage hebt gedaan, vragen we je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie ter bescherming van je privacy je pasfoto, de ‘machine readable zone’ (de strook met nummers onderaan het paspoort), het paspoortnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Conam reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek.

Tot slot heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.